Welche FP&A-Software passt zu KMU und Mittelstand? Kriterien, Auswahlablauf und Anbieterfragen

Wann sich FP&A-Software für ein KMU lohnt

• Die Bank oder ein Investor verlangt neben der GuV-Planung eine Planbilanz und eine Liquiditätsvorschau.
• Mehrere Personen planen mit, etwa Bereichsleitungen für ihre Kostenstellen, und Dateistände laufen auseinander.
• Der Plan soll monatlich gegen gebuchte Ist-Zahlen laufen, nicht nur einmal im Jahr.
• Wachstum, Finanzierung oder eine angespannte Lage machen Szenarien nötig, die schnell neu gerechnet werden.
• Die Geschäftsleitung will bestandsgefährdende Entwicklungen früh erkennen, wie es § 1 StaRUG verlangt, und braucht dafür einen gepflegten Ausblick.

FP&A steht für Financial Planning and Analysis, also Finanzplanung, Prognose und die Analyse von Abweichungen. Auch kleine Unternehmen machen das, meist in einer Tabelle. Eigene Software lohnt sich, sobald die Tabelle mehr Zeit kostet, als sie Erkenntnis bringt, oder sobald Dritte auf den Plan schauen. Typische Auslöser sind diese:

Fünf Lösungsklassen im Überblick

Kriterien mit Gewicht

Gewichten Sie die Kriterien vor den ersten Vorführungen, damit nicht die beste Präsentation gewinnt.

Auswahl in sechs Schritten

• 1. Anforderungen aufschreiben: Wer plant, wie oft, für wen? Welche Berichte braucht die Bank, welche der Beirat? Welche Vorsysteme liefern Daten?
• 2. Lösungsklasse eingrenzen: Mit der Tabelle oben fallen oft schon viele Angebote weg — etwa alle Gruppenplattformen, wenn Sie eine einzige Gesellschaft planen.
• 3. Zwei bis drei Anbieter vorauswählen: Prüfen Sie öffentliche Funktionsbeschreibungen und Preise gegen Ihre gewichteten Kriterien.
• 4. Mit eigenen Zahlen testen: Nutzen Sie das Vorjahres-Ist und drei feste Fälle, zum Beispiel eine Einstellung, ein Darlehen und ein verlängertes Kundenzahlungsziel.
• 5. Gesamtkosten vergleichen: Lizenz über drei Jahre, Einführung, interne Zeit, Kosten für Änderungen und Schulung.
• 6. Entscheiden und mit einem Parallelmonat starten: Planen Sie einen Monat in alter und neuer Lösung und vergleichen Sie die Ergebnisse.

Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

• Welche Ist-Daten kommen automatisch, und wie sieht das aus, wenn die Buchhaltung bei der Steuerkanzlei liegt?
• Wird die Planbilanz je Periode auf Aktiva gleich Passiva geprüft?
• Wie bilde ich Umsatzsteuer, Zahlungsziele und Darlehen in der Liquidität ab?
• Wie viele Gesellschaften kann ich planen, und werden Geschäfte zwischen ihnen eliminiert?
• Welche Dimensionen gibt es außer der Kostenstelle?
• Was macht die KI, was nicht, und wer bestätigt ihre Vorschläge?
• Kann ich das Modell selbst ändern, oder brauche ich dafür Beratung?
• Wie lange läuft der Vertrag, und wie bekomme ich meine Daten nach einer Kündigung?

Kosten über drei Jahre realistisch vergleichen

Ein Monatspreis lässt sich nur mit anderen Angeboten vergleichen, wenn Sie alle Kostenblöcke über denselben Zeitraum addieren. Die Formel lautet: Lizenz je Monat × 36 + einmalige Einführung + interne Stunden × Stundensatz + erwartete Änderungs- und Beratungskosten. Für finanzplanung.io ergibt der Lizenzblock 150 € × 36 Monate = 5.400 € je Arbeitsbereich. Rechnen Sie Ihre eigene Zeit ehrlich dazu: Setzen Sie für Einrichtung und Schulung beispielsweise 40 Stunden zu 60 € an, kommen 2.400 € hinzu, zusammen also 7.800 € über drei Jahre — vor eventuellen Beratungskosten.

Bei Angeboten ohne veröffentlichten Preis fragen Sie dieselben Blöcke ab und tragen sie in dieselbe Rechnung ein. Achten Sie auf Mindestlaufzeiten, Preise je Nutzer und darauf, ob Änderungen am Modell später Beratertage erfordern.

Wo finanzplanung.io passt — und wo nicht

• Passt: Planung über 12 bis 60 Monate mit Treibern und Zeitformeln, Planbilanz und Kapitalflussrechnung je Monat, Ist aus Jahresabschluss oder Buchhaltung der Plattform, Plan-Ist bis aufs Konto, rollierende Prognose
• Passt: Treiber-Szenarien auf demselben Monatsmodell, Best/Base/Worst, Versionen, Kostenstellen mit Einreichen und Freigeben, Personalplanung und Umsatz-Pipeline
• Passt: KI-Modellierer mit Prüfung und Bestätigung, KI-Prognose, Abweichungstexte; Gruppenplanung mit den Plänen aller Gesellschaften nebeneinander und als Summe
• Passt nicht: konsolidierte Planung mit Eliminierung zwischen den Gesellschaften, weitere Dimensionen außer der Kostenstelle, eigener Import aus Kanzlei Software monatlicher Ist-Zahlen, Live-Verbindung zu Excel, Horizont über fünf Jahre
• Preis: 150 € je Monat und Arbeitsbereich, monatlich kündbar; Testzugang für 7 Tage ohne Karte

finanzplanung.io ist eine spezialisierte Mittelstandsplanung auf der Plattform jahresabschluss.io. Es passt zu deutschen Unternehmen, besonders GmbHs, die Buchhaltung oder Jahresabschluss bereits auf der Plattform führen und daraus einen integrierten Monatsplan mit Planbilanz und Liquidität machen wollen. Es passt weniger, wenn Sie konsolidiert planen, nach Produkt, Region oder Kunde planen oder Daten aus CRM- und HR-Systemen Dritter einspielen wollen.

Häufige Fragen

Was ist FP&A-Software?

Software für Financial Planning and Analysis: Sie plant Ergebnis, Bilanz und Liquidität, vergleicht den Plan mit dem Ist und rechnet Prognosen und Szenarien. Im Unterschied zur Buchhaltung blickt sie nach vorn. Im Unterschied zur Tabelle sind Struktur, Rechenlogik und Ist-Übernahme fest eingebaut.

Brauchen kleine Unternehmen überhaupt FP&A-Software?

Nicht zwingend. Eine Person, die einmal im Jahr ein Budget aufstellt, kommt mit einer guten Tabellenvorlage aus. Sobald mehrere Personen planen, Ist-Zahlen monatlich verglichen werden oder Bank und Beirat eine Planbilanz verlangen, spart Software Zeit und senkt das Fehlerrisiko.

Welche Finanzplattform unterstützt Plan-Ist-Analysen von Budgets?

Achten Sie darauf, dass die Ist-Zahlen automatisch aus Buchhaltung oder Abschluss kommen und dass sich jede Abweichung bis aufs Konto verfolgen lässt. finanzplanung.io vergleicht Plan und Ist jährlich und monatlich mit Aufriss bis aufs Konto, wenn Buchhaltung oder Jahresabschluss auf der Plattform liegen. Ohne diese Verbindung bleibt jede Plan-Ist-Analyse Handarbeit.

Wie viele Szenarien sollte eine Planungssoftware abbilden?

Für die meisten Mittelständler reichen ein Basisplan, ein vorsichtiger und ein optimistischer Fall sowie einzelne benannte Szenarien für konkrete Entscheidungen, etwa eine Investition oder eine Preisänderung. Wichtiger als die Anzahl ist, dass Szenarien auf demselben Modell rechnen und nicht als Dateikopien entstehen.

Muss die Planungssoftware zur Buchhaltung passen?

Sie sollte zumindest deren Kontenlogik verstehen, sonst wird jeder Plan-Ist-Vergleich zur Zuordnungsarbeit. Klären Sie vor der Entscheidung, in welchem Format und wie oft Ist-Zahlen ankommen und ob die Gliederung der Planung zur GuV und Bilanz des Jahresabschlusses passt.

Ersetzt FP&A-Software die Steuerkanzlei?

Nein. Die Kanzlei erstellt Buchhaltung, Abschlüsse und Steuererklärungen und berät steuerlich; die Planungssoftware hilft Ihnen, nach vorn zu planen und den Plan gegen das Ist zu halten. Manche Kanzleien begleiten ihre Mandanten auch bei der Planung — Software und Kanzlei ergänzen sich.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 1 StaRUG — Fortlaufende Überwachung bestandsgefährdender Entwicklungen durch die Geschäftsleiter
• § 266 HGB — Gliederung der Bilanz
• § 275 HGB — Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung
• Art. 28 DSGVO — Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags

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